Gmailの基本的な使い方と設定方法9選
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スマホの普及やテレワークの常態化で、メールアドレスとしてGmailのアドレスを使う方が増えてきています。
また、副業用やプライベート用にGmailアドレスを名刺に記載する方も増えてきました。
Androidスマホなら、初めからGoogleアカウントを作成して登録しているので、Gmailアプリを起動するだけで設定しなくても簡単に使い始められます。
しかし、今までのキャリア提供のメーラーとは違って、Gmailには独特の機能や使い方があるため、初めて本格的に利用する方に、戸惑うことも多いと思います。
「メール整理用のフォルダが無い！」「アーカイブとかラベルとフィルタとかあるけど、これ何？」などなど。
私も、OutlookからGmailに切り替えた時には、メールの管理方法の概念が違うので、とても戸惑いました。
フォルダの概念ではなく、ラベルによるフィルタリングで表示と非表示を切り替えている事に慣れるまでに時間が掛かりました。
あとは、スレッド方式も戸惑いました。
とういうことで、今では実務で毎日、Gmailを利用している私が、Gmailの基本的な使い方と設定について紹介します。
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①メールを作成して送信する方法
まずは、Gmailアプリを起動します。
「メイン」の受信トレイが表示されますので、右下の「鉛筆」のアイコンをタップします。
メール作成画面が開きますので、「To」に宛先のメールアドレスを入力します。
メールアドレスを直接入力をしなくても、メールアドレスの頭文字、送信先の名前の頭文字などを入力するだけで、Gmailの連絡先に保存されているメールアドレスの候補が表示されますので、そこから選択してもOKです。
件名と文章を入力して、右上の「紙飛行機？」のアイコンをタップすると、送信できます。
②メールに返信する方法
まずは、届いたメールを開いて、右上の「矢印」のアイコンをタップします。
返信メール作成画面が開きますので、返信内容を作成して、右上の「紙飛行機」のアイコンをタップします。これで、返信完了です。
③ファイルを添付する方法
メール本文の作成中に、右上の「サブメニュー」のアイコンをタップします。
メニューが開きますので、「ファイルを添付」をタップして、添付したいファイルを選択します。これで添付完了ですので、あとは送信すればOKです。
④署名を付ける方法
よくメールの最後に、名前や住所などの連絡先が記載されています。gmailでは、これを「署名」と呼びます。
署名として名前や住所など連絡先を入れる方法を紹介します。
左上の「メニュー」のアイコンをタップします。
メニューが開いて「ラベル」が表示されますので、一番下までスライドさせて、「設定」アイコンをタップします。
設定画面が開きますので、自分のメールアドレスをタップします。
設定画面に各設定項目を表示されますので、「署名」をタップします。
署名の入力画面が開きますので、記載したい情報を入力して、「OK」ボタンをタップすれば完了です。
ただ、ここですべてを入力するのは大変なので、ノートやメモなどで予め署名の内容を作成して、コピペすると入力がスムーズになります。
⑤メールをアーカイブする方法
どんどん送られてくるメールで削除まではしなくても、受信トレイがごちゃごちゃするので、見えなくしたい、という場合にはメールを「アーカイブ」するのが便利です。
アーカイブしたいメールを左にスライドさせます。
「アーカイブしました」と表示されます。これで受信トレイでは見えなくなり、見た目すっきりとします。
間違えてアーカイブしてしまって、元に戻したい場合は「元に戻す」をタップします。
アーカイブされたメールは削除された訳ではないので、左のメニューのラベルにある「すべてのメール」をタップすれば、アーカイブしたメールも含めて表示されます。
もし、アーカイブしたメールを受信トレイに戻したい場合は、右上の「サブメニュー」をタップして、「受信トレイに移動」をタップすれば、元に戻せます。
⑥ラベルでフォルダのようにメールを管理する方法
Gmailで、メーラーのように、メールをフォルダに分けるには、ラベルという聞き慣れない機能を使います。
ラベルを作成して、各メールをそれぞれのラベルへ移動させる事で、見た目上で、フォルダに格納されたようにします。
このラベルの作成は、PC版のGmailの管理画面で行います。
PC版のGmailを開きます。右上の「歯車」ボタンを押して、「設定」をクリックします。
設定画面がで「ラベル」タブを押して、「新しいラベルを作成」を押します。好きなラベルの名前を付けて、「作成」を押すと完了です。
これでメールをラベルに移動させて、ラベルごとでメールを管理できますので、メーラーのようなフォルダでの管理に近いイメージで作業ができます。
⑦メールにスターを付ける方法
メールの受信量が多くなってくると、重要なメールが埋もれてしまい返信忘れをしてしまう事もあります。
それを防ぐために、メールに重要であるという目印を付ける事ができ、後から目印の付いたメールだけを表示できます。
操作は簡単です。メールの右側にある「星」マークをタップすると、オンになります。
そして、左のメニューを開くと、ラベルの中に「スター付き」がありますので、これをタップと、スター付きのメールがすべて表示されます。
これで大量のメールの中から、重要なものだけを抽出できます。
⑧迷惑メールを設定する方法
gmailは、迷惑メールを自動判別してくれる機能がありますので、あまり受信トレイにスパムが入ってくる事は少ないです。
しかし、そこをすり抜けてくる怪しいメールがたまにあります。
そういった新規の迷惑メールが来た場合にも、簡単に迷惑メールのリスト入りさせて、次回から自動的に迷惑メールとしてラベリングしてくれる機能があります。
迷惑メールの右上の「サブメニュー」のアイコンをタップして、「迷惑メールを報告」をタップすると、自動的に迷惑メールへ移動してくれます。
すると、次回からは同じメールアドレスのメールについては、自動的に迷惑メールのラベルに移動させてくれます。
⑨埋もれたメールを検索する方法
画面の右上の虫眼鏡をタップすると、検索ボックスが表示されます。
未読メールを検索する方法は、検索ボックスに、「is:unread」と入力します。
isまで入力すると、候補として「is:unread」が表示されるので、それをタップします。
特定の文字を含んだメールアドレスから来たメールを検索するには、検索ボックスに「from:任意の文字」と入力します。
例えば、kという文字が入ったメールアドレスから送信されたメールだけを検索する場合には、検索ボックスに「from:k」と入力します。
すると、kの文字が入ったメールアドレスから送られてきたメールの一覧が表示されます。
まとめとスレッド表示の解除の方法について
少しGmail独特の機能があるので、少し慣れるまで時間が掛かりそうですが、慣れてしまえば、非常に便利なWEBメールです。
パソコンやタブレットに同じアカウントを登録すれば、スマホ以外でもメールを確認できますので、場所も端末も選ばないのは、すごく便利です。
まあ、しかし、Gmail独特の機能の中でも、一番、最初とまどうのが、メールのスレッド表示です。
メールをメッセンジャーの会話のように、1つの件名でのやり取りを、グループ化して表示する機能ですが、慣れるまでは気持ち悪いというか、最新の返信メールに古いメールがくっついてくるので、受信トレイでの時系列が分からなくなります。
あと、件名が変わると今までのスレッドから外れるのも少し困ります。やり取りの途中が無くてメールを探す事もよく起こります。
Googleの開発側には非常にこだわりの強い機能のようですが、PC版ではスレッド表示の解除ができるようになりました。
しかし、Android版では、まだ解除できません。ここも使いたい方式を選択できるようにして欲しいです。
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