副業用にも便利なGmailの基本的な使い方と設定6選
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格安スマホの普及で、メールアドレスとしてGmailのアドレスを使う方が増えてきています。
副業やプライベート用にGmailアドレスを名刺に記載する方も増えてきました。
Androidスマホなら、初めからGoogleアカウントを作成して登録しているので、プリインストールされているGmailアプリを起動するだけで使い始められます。
しかし、今までのキャリア提供のメーラーとは違って、Gmailには独特の機能や使い方があったりして、初めて本格的に使う場合に、戸惑うことも多いと思います。
「メール整理用のフォルダが無い！」「アーカイブとかラベルとフィルタとかあるけど、これ何？」などなど。
私も会社でGmailを正式に使い始めた頃は、メーラーに同期させてメールを管理していましたが、フリーランスになったタイミングで、Gmailをメインにして使うようになりました。
とういうことで、ほぼ初心者でもある私が現在、基本的に使っている機能と設定について紹介します。
まずは、メールの基本的な動作である作成、送信、返信、添付の4つを簡単にざっくり説明します。
メールを作成して送信する
アプリを起動して「メイン」の受信トレイが表示されている状態で、右下の「鉛筆」のアイコンをタップします。
メール作成画面が開きますので、「To」に宛先のメールアドレスを入力します。
メールアドレスを直接入力をしなくても、メールアドレスの頭文字、送信先の名前の頭文字などを入力するだけで、Gmailの連絡先に保存されているメールアドレスの候補が表示されますので、そこから選択してもOKです。
件名と文章を入力して、右上の「紙飛行機？」のアイコンをタップすると、送信できます。
メールに返信する
届いたメールを開いて、右上の「矢印」のアイコンをタップします。
返信メール作成画面が開きますので、返信内容を作成して、右上の「紙飛行機」のアイコンをタップします。これで、返信完了です。
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ファイルを添付する
メール本文の作成中に、右上の「サブメニュー」のアイコンをタップします。
メニューが開きますので、「ファイルを添付」をタップして、添付したいファイルを選択します。これで添付完了です。
署名を付ける
よくメールの最後に、名前や住所などの連絡先が記載されています。gmailでは、これを署名と呼びます。
署名として名前や住所など連絡先を入れる方法を紹介します。
左上の「メニュー」のアイコンをタップします。
メニューが開いて「ラベル」が表示されますので、一番下までスライドさせて、「設定」アイコンをタップします。
設定画面が開きますので、自分のメールアドレスをタップします。
設定画面に各設定項目を表示されますので、「署名」をタップします。
署名の入力画面が開きますので、記載したい情報を入力して、OKを押せば完了です。
ただ、ここですべてを入力するのは大変なので、ノートやメモなどで予め署名の内容を作成して、コピペすると入力がスムーズになります。
メールをアーカイブする
どんどん送られてくるメールで削除まではしなくても、受信トレイがごちゃごちゃするので、見えなくしたい、という場合にはメールを「アーカイブ」するのが便利です。
アーカイブしたいメールを左にスライドさせます。
「アーカイブしました」と表示されます。これで受信トレイでは見えなくなり、見た目すっきりとします。
間違えてアーカイブしてしまって、元に戻したい場合は「元に戻す」をタップします。
アーカイブされたメールは削除された訳ではないので、左のメニューのラベルにある「すべてのメール」をタップすれば、アーカイブしたメールも含めて表示されます。
もし、アーカイブしたメールを受信トレイに戻したい場合は、右上の「サブメニュー」をタップして、「受信トレイに移動」をタップすれば、元に戻せます。
ラベルでフォルダのようにメールを管理
Gmailで、メーラーのように、メールをフォルダに分けるには、ラベルという聞き慣れない機能を使います。
ラベルを作成して、各メールをそれぞれのラベルへ移動させる事で、見た目上で、フォルダに格納されたようにします。
このラベルの作成は、PC版のGmailの管理画面で行います。
PC版のGmailを開きます。右上の「歯車」ボタンを押して、「設定」をクリックします。
設定画面がで「ラベル」タブを押して、「新しいラベルを作成」を押します。好きなラベルの名前を付けて、「作成」を押すと完了です。
これでメールをラベルに移動させて、ラベルごとでメールを管理できますので、メーラーのようなフォルダでの管理に近いイメージで作業ができます。
スターを付ける
メールの受信量が多くなってくると、重要なメールが埋もれてしまい返信忘れをしてしまう事もあります。
それを防ぐために、メールに重要であるという目印を付ける事ができ、後から目印の付いたメールだけを表示できます。
操作は簡単です。メールの右側にある星マークをタップすると、オンになります。
そして、左のメニューを開くと、ラベルの中に「スター付き」がありますので、これをタップと、スター付きのメールがすべて表示されます。
これで大量のメールの中から、重要なものだけを抽出できます。
迷惑メールを設定
gmailは、迷惑メールを自動判別してくれる機能がありますので、あまり受信トレイにスパムが入ってくる事は少ないです。
しかし、そこをすり抜けてくる怪しいメールがたまにあります。
そういった新規の迷惑メールが来た場合にも、簡単に迷惑メールのリスト入りさせて、次回から自動的に迷惑メールとしてラベリングしてくれる機能があります。
迷惑メールの右上の「サブメニュー」のアイコンをタップして、「迷惑メールを報告」をタップすると、自動的に迷惑メールへ移動してくれます。
すると、次回からは同じメールアドレスのメールについては、自動的に迷惑メールのラベルに移動させてくれます。
まとめとスレッド表示の解除について
少しGmail独特の機能があるので、少し慣れるまで時間が掛かりそうですが、慣れてしまえば、非常に便利なWEBメールです。
パソコンやタブレットに同じアカウントを登録すれば、スマホ以外でもメールを確認できますので、場所も端末も選ばないのは、すごく便利です。
まあ、しかし、Gmail独特の機能の中でも、一番、最初とまどうのが、メールのスレッド表示です。
メールをメッセンジャーの会話のように、1つの件名でのやり取りを、グループ化して表示する機能ですが、慣れるまでは気持ち悪いというか、最新の返信メールに古いメールがくっついてくるので、受信トレイでの時系列が分からなくなります。
あと、件名が変わると今までのスレッドから外れるのも少し困ります。やり取りの途中が無くてメールを探す事もよく起こります。
Googleの開発側には非常にこだわりの強い機能のようですが、PC版ではスレッド表示の解除ができるようになりました。
しかし、Android版では、まだ解除できません。ここも使いたい方式を選択できるようにして欲しいです。
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